Empfohlener Aufgaben-Workflow
Wenn alle im Team Aufgaben gleich anlegen und pflegen, ist auf einen Blick klar, was offen ist und wer sich kümmert. Diese Tipps gelten für den Bereich Aufgaben unter „Tagesgeschäft“.
Tipps für den Praxisalltag
- Konkrete Betreffs schreiben. Bei „Laborwerte von Frau Müller nachfragen“ steht schon in der Liste, was zu tun ist. Niemand muss die Aufgabe erst öffnen.
- Jede Aufgabe einer Person zuweisen. Mit einem Eintrag bei Verantwortlich fühlt sich niemand doppelt oder gar nicht zuständig.
- Fälligkeit realistisch setzen und eine Erinnerung wählen. Über Erinnerung vor der Fälligkeit bekommst du rechtzeitig einen Hinweis, bevor die Aufgabe als überfällig gilt.
- Status direkt in der Aufgabe ändern. Stell ihn auf „In Bearbeitung“, sobald du anfängst. Wartest du auf etwas, wähle „Rückfrage“ und schreib in einem Kommentar, worauf du wartest. So kennen Kollegen den Stand, ohne nachzufragen.
- „Hoch“ nur für Dringendes vergeben. Wenige hohe Prioritäten fallen in der Liste auf. Bei kritischen Fristen kannst du zusätzlich Fälligkeit im Kalender anzeigen einschalten und eine auffällige Farbe wählen.
- Die Liste täglich kurz durchgehen. Klicke oben auf die Zahl bei „überfällig“ oder „offen und dir zugewiesen“, um nur diese Aufgaben zu sehen.
Tipp: Setz abgeschlossene Aufgaben auf „Erledigt“, statt sie zu löschen. Sie verschwinden aus den offenen Aufgaben und bleiben unter „erledigt“ mit allen Kommentaren erhalten. Beim Löschen sind die Kommentare endgültig weg.