Aufgaben im Praxisalltag nutzen: Tipps fürs Team

Mit Aufgaben hältst du fest, was du nicht sofort erledigen kannst, etwa einen Rückruf, eine Frist für einen Befund oder fehlende Unterlagen. Arbeiten mehrere Mitarbeitende in der Praxis, sieht jeder, wer zuständig ist und was noch offen ist.

1. Schreib einen Betreff, der ohne Öffnen verständlich ist. Bei „Frau Müller wegen Laborwerten zurückrufen“ weiß jeder sofort Bescheid, und über die Suche findest du die Aufgabe wieder.
2. Trag bei jeder Aufgabe eine Person unter Verantwortlich ein. Ohne Zuständigkeit fühlt sich im Team schnell niemand angesprochen.
3. Passe die Erinnerung an die Art der Aufgabe an. Für einen Rückruf am selben Tag reichen „30 Minuten“ oder „1 Stunde“ vorher, bei Fristen wie einem Bericht gibst du dir mit „2 Tage“ oder „1 Woche“ genug Vorlauf. Wichtige Fristen siehst du mit Fälligkeit im Kalender anzeigen auch im Kalender.
4. Setz den Status auf „Rückfrage“, wenn du auf eine Antwort wartest. So erkennt das Team, dass die Aufgabe auf eine Antwort von Patient oder Labor wartet.
5. Nutz Kommentare für Übergaben. Jeder Kommentar wird mit Name und Zeitpunkt gespeichert, die nächste Schicht kann also nachlesen, was schon passiert ist.
6. Mach morgens einen kurzen Check. Klick oben in der Aufgabenliste auf „überfällig“ oder „offen und dir zugewiesen“. Mit dem Filter Verantwortlich übernimmst du in größeren Praxen die Aufgaben einer Kollegin bei Urlaub oder Krankheit.