Tipps für sinnvolle Mahnstufen und Gebühren

Die Werte im Bereich Mahnwesen der Einstellungen gelten als Vorgabe für jedes neue Mahnverfahren. Wie du sie einträgst, steht in der Anleitung „Mahnwesen einrichten“.

Empfehlungen

• Karenztage einplanen. Ab Werk steht hier 0, eine Rechnung gilt also direkt nach der Fälligkeit als überfällig. Mit 3 bis 5 Tagen Puffer mahnst du keine Überweisungen an, die schon unterwegs sind.
• Genug Abstand zwischen den Mahnungen lassen. Der Standard sind 7 Tage. Plane so viel Zeit ein, dass der Patient die Mahnung lesen und bezahlen kann, bevor die nächste Stufe folgt.
• Die 1. Mahnung gebührenfrei lassen. Ab Werk sind bei jeder Stufe 5,00 € hinterlegt. Trage bei der 1. Mahnung 0,00 ein. Viele offene Beträge wurden vergessen, und dafür reicht eine kostenlose Erinnerung.
• Drei bis vier Stufen verwenden. Möglich sind bis zu 10. Bei 7 Tagen Abstand zieht sich ein Verfahren mit 10 Stufen aber über mehr als zwei Monate, und für Patienten wird es unübersichtlich.
• Nachlässe im einzelnen Mahnverfahren vergeben. Ein negativer Wert wirkt als Nachlass oder Gutschrift. Steht er in den Einstellungen, landet er in jedem neuen Verfahren. Ändere ihn deshalb gezielt im jeweiligen Mahnverfahren, wo die Gebühren vorausgefüllt und anpassbar sind.
• Automatisierung erst nach einem Test einschalten. Starte die ersten Verfahren von Hand und prüfe Gebühren und E-Mail-Text. Schalte danach Mahnverfahren automatisch anlegen und Mahn-E-Mail automatisch versenden ein. Anlage und Versand laufen dann täglich, ohne dass du sie prüfst. Per E-Mail erreichst du nur Patienten mit hinterlegter E-Mail-Adresse.