Mahnwesen im Überblick
Mit dem Mahnwesen erinnerst du Patienten in mehreren Stufen an überfällige Rechnungen. Unter Einstellungen › Mahnwesen legst du die Regeln einmal fest. Für jede überfällige Rechnung läuft dann ein eigenes Mahnverfahren.
Die wichtigsten Begriffe
- Mahnstufe: Jede Mahnung eines Verfahrens ist eine Stufe. Ab Werk gibt es vier Stufen, möglich sind bis zu zehn.
- Karenztage: So viele Tage nach dem Fälligkeitsdatum gilt eine Rechnung noch nicht als überfällig.
- Abstand: Die Anzahl Tage zwischen zwei Mahnungen.
- Mahngebühr: Der Betrag, der je Stufe zum offenen Betrag hinzukommt. Mit 0,00 € wird die 1. Mahnung zur reinen Zahlungserinnerung. Negative Werte werden als Nachlass oder Gutschrift verrechnet.
Einstellungen und Mahnverfahren
Die Werte aus den Einstellungen sind Vorgaben. Startest du an einer überfälligen Rechnung ein Mahnverfahren, sind Abstand, Karenztage und Gebühren damit vorausgefüllt. Änderst du sie dort, gilt das nur für dieses eine Verfahren. In den Einstellungen bestimmst du außerdem Betreff und Text der Mahnungs-E-Mail. Platzhalter wie Rechnungsnummer oder offener Betrag werden beim Versand durch die echten Werte ersetzt. Lässt du die Felder leer, verwendet Patientify einen Standardtext. Die Einrichtung beschreibt die Anleitung „Mahnwesen einrichten“.
Automatisierung
Für die Automatik gibt es zwei Schalter. Mahnverfahren automatisch anlegen startet ein Verfahren, sobald eine Rechnung als überfällig gilt. Mahn-E-Mail automatisch versenden verschickt Mahnungen per E-Mail, wenn beim Patienten eine E-Mail-Adresse hinterlegt ist. Beides erledigt ein täglicher Lauf. Ab Werk sind beide Schalter aus.
Achtung: Bei eingeschaltetem E-Mail-Versand gehen Mahnungen ohne Rückfrage an deine Patienten. Prüfe vorher Gebühren und E-Mail-Text.
Laufende Verfahren verfolgen
Auf der Seite „Mahnverfahren“ im Bereich Rechnungen stehen alle gestarteten Verfahren mit aktueller Mahnstufe, nächster Mahnung und offenem Betrag. Du kannst nach Patient oder Rechnungsnummer suchen und nach Status filtern. Auf der Detailseite eines Verfahrens steht jede Mahnung mit Gebühr und Versandstatus. Dort öffnest du sie als Vorschau, lädst sie als PDF herunter oder sendest sie per E-Mail. Wie das geht, steht in „Mahnverfahren starten und Mahnung erstellen“. Ein Verfahren zu pausieren, fortzusetzen oder abzuschließen, beschreibt „Mahnverfahren pausieren, fortsetzen oder abschließen“.