So läuft die Online-Buchung für deine Patienten ab
Deine Patienten buchen online in vier Schritten. Jeden Schritt stellst du unter Einstellungen › Addons › Online Terminbuchung auf den Seiten Einstellungen und Darstellung ein.
1. Terminart und freien Termin wählen
Patienten wählen zuerst eine Behandlung und danach eine freie Uhrzeit. Welche Behandlungen zur Auswahl stehen, legst du unter Buchbare Termine fest. Pro Behandlung kannst du die Wochentage einschränken. Unter Zeitraum & Taktung bestimmst du, wie kurzfristig und wie weit im Voraus gebucht werden kann und in welchen Abständen freie Zeiten erscheinen.
Ist Mitarbeiterauswahl anbieten oder Ressourcenauswahl anbieten aktiv, wählen Patienten zusätzlich einen Mitarbeiter oder eine Ressource. Eigene Popup-Bestätigungen erscheinen direkt nach der Terminauswahl. Patienten müssen jeden Block aktiv bestätigen.
Hinweis: Werden keine Zeiten angeboten, prüfe die Online-Buchungszeiten der Mitarbeiter, Feiertage und Sperrtage sowie die Stornofrist. Ist kein Mitarbeiter im Kalender sichtbar, wird die Online-Buchung deaktiviert.
2. Persönliche Daten eingeben
Welche Angaben Patienten machen, wählst du unter Formular-Felder. Vorname, Nachname und E-Mail sind immer aktiv und Pflicht. Weitere Felder wie Telefonnummer oder Geburtsdatum schaltest du dazu und markierst sie bei Bedarf als Pflichtfeld. Jedes zusätzliche Pflichtfeld macht die Buchung aufwendiger, also frag nur ab, was du für den Termin brauchst.
3. Zusammenfassung prüfen
Vor dem Abschluss sehen Patienten eine Terminübersicht und den Checkout. Unter Darstellung im Bereich Texte hinterlegst du dafür den „Text in der Terminübersicht“ und den „Text im Checkout“, zum Beispiel Hinweise zu mitzubringenden Unterlagen. Ob der Mitarbeiter in der Übersicht steht, stellst du bei „Mitarbeiter in der Terminübersicht anzeigen“ ein. Vor der Buchung stimmen Patienten deinen AGB und Datenschutzbestimmungen zu. Die Links trägst du unter Rechtliches ein.
4. Bestätigung nach der Buchung
Nach der Buchung sehen Patienten die Standard-Bestätigungsseite. Trägst du bei „Weiterleitung nach erfolgreicher Buchung“ eine Adresse ein, landen sie stattdessen dort. Betreff und Inhalt der Bestätigungs-E-Mail gestaltest du unter Kommunikation nach Buchung. Platzhalter wie %date% oder %cancel_link% fügen Termindaten und einen Absage-Link automatisch ein.
Ist „Terminbestätigung durch Mitarbeiter erforderlich“ aktiv, musst du jede Buchung erst freigeben. Die E-Mail geht dann erst nach deiner Freigabe raus. Ohne Bestätigung landet der Termin direkt im Kalender.