Rechnungseinstellungen im Überblick
In den Rechnungseinstellungen legst du fest, welche Angaben auf deinen Rechnungen stehen und wie Patienten sie erhalten. Richte die Seite vor deiner ersten Rechnung ein. Danach kannst du das Format der Rechnungsnummer nicht mehr ändern.
Du findest die Seite über das Benutzer-Menü oben rechts unter Einstellungen › Grundeinstellungen › Rechnungen. Jeden Bereich öffnest du mit Bearbeiten. Mit Speichern übernimmst du alle Änderungen auf der Seite gleichzeitig.
Steuerdaten und Rechnungsnummer
Trage deine UID und deine Steuernummer ein. Wähle dann die passende Umsatzsteuervorschrift, zum Beispiel §4, Nr. 14 UStG oder §19 UStG. Die Vorschrift kannst du auch später noch ändern. Außerdem legst du fest, ob die Rechnungsnummern pro Jahr oder fortlaufend gezählt werden, wie sie aufgebaut sind und mit welcher Zahl sie beginnen. Wie deine erste Nummer aussehen wird, steht in der Karte Beispiel-Rechnungsnummer.
Achtung: Sobald du eine Rechnung abgeschlossen hast, kannst du Nummernkreis, Rechnungskürzel und erste Rechnungsnummer aus buchhalterischen Gründen nicht mehr ändern.
Zahlungsfrist, Bankverbindung und Zusatzangaben
Die Standard-Zahlungsfrist gilt für neue Rechnungen ohne eigene Frist. Voreingestellt sind 21 Tage. Du kannst Rechnungen auch sofort fällig stellen. Unter Bankinformationen trägst du Kontoinhaber, Bank, IBAN und BIC ein. Diese Angaben erscheinen in der Fußzeile der Rechnung.
- Rechnungskopie: Beim Drucken und Versenden hängt Patientify eine zweite Ausfertigung an. Sie trägt oben den Vermerk „Kopie - Rechnung Nr. …“.
- Zahlungsvermerk: Wenn du eine bezahlte Rechnung erneut druckst oder verschickst, steht unter dem Zahlungsziel das Zahlungsdatum. Bei einer Teilzahlung steht dort zusätzlich der offene Restbetrag.
Rechnungslayout
Lade ein Logo hoch (zum Beispiel PNG oder JPG, höchstens 2 MB). Es erscheint auf Rechnungen und Mahnungen. Wie viel Platz zwischen Logo und Rechnungsinhalt bleibt, stellst du in mm ein. Faltlinien kannst du ein- oder ausschalten. Im Einleitungs- und Abschlusstext kannst du Platzhalter wie %customer_first_name% oder %invoice_total_brutto% verwenden. Alle verfügbaren Platzhalter sind unter den Textfeldern aufgelistet.
E-Mail-Versand und QR-Code
Unter Rechnungsversand per E-Mail legst du Betreff und Text der Rechnungs-E-Mail fest. Auch hier gibt es Platzhalter, zum Beispiel %download_link%. Wenn du den verschlüsselten Rechnungsversand aktivierst, kann der Patient die Rechnung erst herunterladen, nachdem er sich identifiziert hat.
Unter QR-Code auf Rechnung schaltest du den Druck eines QR-Codes ein. Du wählst, ob er zum Bezahlen oder zur Information dient, und legst den Zahlungsempfänger fest. In der Schweiz hängt Patientify stattdessen einen QR-Zahlteil als letzte Seite an. Dafür muss der Zweck „Zahlung“ eingestellt sein, und du brauchst eine Schweizer IBAN.